Soal Lengkap: Sebuah perusahaan penyedia layanan logistik sedang melakukan pembaruan terhadap seluruh dokumen deskripsi jabatan untuk meningkatkan kejelasan tanggung jawab dan ekspektasi kerja.
Dalam proses revisi tersebut, tim HR menemukan beberapa pernyataan berikut yang biasa dimasukkan ke dalam deskripsi jabatan:
1. “Bertanggung jawab menyusun laporan pengiriman harian dan mengarsipkannya secara elektronik.”
2. “Memiliki kemampuan komunikasi interpersonal yang baik dalam berkoordinasi dengan tim internal maupun eksternal.”
3. “Bekerja di lingkungan gudang yang memiliki tingkat gangguan tinggi dan suhu tidak stabil.”
4. “Minimal menyelesaikan input data untuk 50 transaksi pengiriman per hari dengan tingkat kesalahan tidak lebih dari 1%.”
Manajer HR ingin mengklasifikasikan pernyataan-pernyataan tersebut berdasarkan komponen-komponen deskripsi jabatan menurut Gary Dessler (2000).
Berdasarkan studi kasus diatas, silahkan diskusikan untuk masing-masing pernyataan poin 1 sd 4 diatas termasuk ke dalam komponen deskripsi jabatan apa menurut Dessler (2000)! Dan mengapa penting untuk memisahkan dan menjelaskan komponen-komponen tersebut secara jelas dalam deskripsi jabatan!
Referensi Jawaban:
Analisis Komponen Deskripsi Jabatan Berdasarkan Gary Dessler (2000) pada Perusahaan Layanan Logistik
Deskripsi jabatan adalah dokumen formal yang menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan ekspektasi dari suatu posisi dalam organisasi. Menurut Gary Dessler (2000), deskripsi jabatan ideal terdiri dari beberapa komponen utama: tugas/pekerjaan (job duties), kewajiban dan tanggung jawab (responsibilities), kondisi kerja (working conditions), dan spesifikasi pekerjaan (job specifications/standards).
Dalam studi kasus perusahaan logistik, tim HR melakukan revisi dokumen deskripsi jabatan untuk meningkatkan kejelasan tanggung jawab, ekspektasi kerja, dan standar kinerja. Berikut analisis untuk setiap pernyataan yang ditemukan:
1. “Bertanggung jawab menyusun laporan pengiriman harian dan mengarsipkannya secara elektronik.”
Komponen menurut Dessler: Tugas/Kewajiban (Job Duties/Responsibilities)
Alasan:
Pernyataan ini menjelaskan aktivitas spesifik yang harus dilakukan oleh karyawan, yaitu menyusun dan mengarsipkan laporan pengiriman harian.
Menjelaskan apa yang menjadi tanggung jawab utama posisi tersebut.
Pentingnya:
Memberikan panduan yang jelas tentang tugas inti karyawan, sehingga tidak ada kebingungan mengenai pekerjaan yang harus diselesaikan.
2. “Memiliki kemampuan komunikasi interpersonal yang baik dalam berkoordinasi dengan tim internal maupun eksternal.”
Komponen menurut Dessler: Spesifikasi Pekerjaan / Kualifikasi (Job Specifications/Qualifications)
Alasan:
Pernyataan ini menekankan kualifikasi atau kompetensi yang harus dimiliki oleh calon pemegang jabatan, yaitu kemampuan komunikasi interpersonal.
Bukan tugas harian, melainkan kemampuan atau keterampilan yang mendukung pelaksanaan tugas.
Pentingnya:
Membantu HR menentukan kriteria seleksi dan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan jabatan.
3. “Bekerja di lingkungan gudang yang memiliki tingkat gangguan tinggi dan suhu tidak stabil.”
Komponen menurut Dessler: Kondisi Kerja (Working Conditions)
Alasan:
Pernyataan ini menjelaskan lingkungan fisik dan kondisi kerja yang akan dihadapi karyawan, termasuk gangguan dan suhu yang tidak stabil.
Memberikan gambaran faktor lingkungan yang memengaruhi pelaksanaan tugas.
Pentingnya:
Membantu calon karyawan memahami kondisi kerja secara realistis, serta mempersiapkan diri baik secara fisik maupun mental.
Berguna bagi perusahaan dalam merencanakan protokol keselamatan dan kesehatan kerja.
4. “Minimal menyelesaikan input data untuk 50 transaksi pengiriman per hari dengan tingkat kesalahan tidak lebih dari 1%.”
Komponen menurut Dessler: Standar Kinerja / Target (Performance Standards)
Alasan:
Pernyataan ini menetapkan target kuantitatif dan kriteria kualitas yang harus dicapai oleh karyawan, yaitu jumlah transaksi dan tingkat kesalahan maksimal.
Menentukan tolok ukur evaluasi kinerja posisi tersebut.
Pentingnya:
Memudahkan manajemen dalam mengukur kinerja karyawan secara objektif.
Membantu karyawan memahami ekspektasi yang harus dicapai setiap hari.
Kesimpulan
Setiap pernyataan dalam deskripsi jabatan memiliki komponen spesifik menurut Dessler (2000):
Tugas/Kewajiban → menyusun laporan dan mengarsipkan.
Spesifikasi/Kualifikasi → kemampuan komunikasi interpersonal.
Kondisi Kerja → lingkungan gudang yang menantang.
Standar Kinerja → minimal 50 transaksi per hari dengan kesalahan ≤1%.
Memisahkan dan menjelaskan komponen-komponen ini secara jelas sangat penting untuk:
Menghindari ambiguitas tugas dan tanggung jawab.
Menentukan kriteria seleksi, pelatihan, dan pengembangan karyawan.
Membuat evaluasi kinerja lebih objektif dan transparan.
Menyediakan informasi realistis mengenai kondisi kerja kepada calon karyawan.
Dengan deskripsi jabatan yang jelas, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, kepuasan karyawan, dan kualitas layanan secara keseluruhan.
Referensi
Dessler, G. (2000). Human Resource Management. Prentice Hall.
Mondy, R. W., & Martocchio, J. J. (2016). Human Resource Management. Pearson.
Mathis, R. L., & Jackson, J. H. (2011). Human Resource Management. Cengage Learning.
Noe, R. A., Hollenbeck, J. R., Gerhart, B., & Wright, P. M. (2015). Fundamentals of Human Resource Management. McGraw-Hill Education.