Dalam mendefinisikan dan mengatasi permasalahan, dua keterampilan utama yaitu mengidentifikasi masalah dan memahaminya dengan lebih baik, memegang peranan penting. Untuk mencapai kedua hal ini, diperlukan pendekatan yang sistematis dan metodis.
Identifikasi Permasalahan
Langkah pertama dalam melakukan identifikasi adalah mengakui bahwa ada permasalahan. Perlu diingatlah bahwa permasalahan dapat berjalan tanpa diketahui selama ada solusi atau kompromi yang dilakukan tanpa sadar. Oleh karena itu, tanda dasar permasalahan sering kali adalah ketika suatu hal telah melewati batas toleransi dan solusi yang ada tidak lagi efektif.
Pada tahap ini, pencatatan dan pengumpulan data menjadi vital. Menyusun catatan tentang faktor-faktor apa saja yang memberikan kontribusi terhadap keadaan ini, dan siapa yang terlibat dalam konteks tersebut, sangat penting. Data ini bisa berasal dari berbagai sumber tergantung pada jenis permasalahan tersebut – percakapan langsung, survei, sumber daya online, atau laporan.
Pemahaman yang Lebih Baik tentang Permasalahan
Setelah suatu permasalahan berhasil diidentifikasi, selanjutnya adalah memahami permasalahan tersebut dengan lebih baik. Untuk melakukannya, kita perlu melakukan analisis yang mendalam. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan seperti melihat data yang sudah dikumpulkan sebelumnya, menerapkan teknik pemecahan masalah seperti diagram fishbone atau diagram sebab dan akibat, dan menggunakan alat-alat seperti diagram Venn dan peta pikiran.
Salah satu cara yang efektif dalam memahami permasalahan adalah dengan mengajukan pertanyaan “Mengapa?” berkali-kali. Teknik ini dikenal sebagai metode Lima Mengapa, yang berasal dari Toyota Production System. Dengan mengajukan pertanyaan “Mengapa?” berulang kali untuk setiap jawaban yang didapatkan, permasalahan akan terurai menjadi lapisan yang lebih dalam, yang membantu dalam mencari akar permasalahan.
Memahami permasalahan juga berarti memahami implikasi dan dampak dari permasalahan tersebut baik dalam skala mikro maupun makro. Hal ini diperlukan agar penyelesaian yang dirancang memiliki efek yang positif dan berkelanjutan.