Arsip memiliki peran penting sebagai sumber informasi dan bukti mengenai berbagai aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi. Melalui arsip, seseorang dapat mengetahui sejarah, struktur, kebijakan, serta perkembangan sebuah lembaga dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, arsip tidak hanya berguna bagi penciptanya, tetapi juga bagi pihak lain yang membutuhkan informasi di masa mendatang.
Arsip yang dapat menjelaskan bagaimana suatu organisasi dibentuk, dikembangkan, digabung, atau dibubarkan termasuk arsip yang memiliki nilai guna evidensial. Nilai guna evidensial merupakan salah satu bentuk nilai guna sekunder yang menunjukkan bahwa arsip tersebut memiliki kemampuan untuk memberikan bukti mengenai keberadaan, fungsi, struktur, dan aktivitas suatu organisasi.
Arsip bernilai guna evidensial biasanya berisi dokumen-dokumen penting seperti akta pendirian organisasi, surat keputusan pembentukan lembaga, perubahan struktur organisasi, dokumen merger atau penggabungan organisasi, serta keputusan pembubaran organisasi. Dokumen-dokumen tersebut menjadi bukti autentik yang dapat digunakan untuk memahami perjalanan dan perkembangan organisasi dari waktu ke waktu.
Selain berfungsi sebagai bukti administratif, arsip bernilai guna evidensial juga memiliki manfaat bagi penelitian sejarah, pengembangan ilmu pengetahuan, serta pelestarian memori kelembagaan. Para peneliti dan sejarawan sering memanfaatkan arsip jenis ini untuk mempelajari bagaimana suatu organisasi beroperasi dan berkontribusi terhadap masyarakat.