Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan Dilakukan terhadap Arsip yang Telah Habis Retensinya dan Berketerangan Permanen
Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, organisasi, maupun perseorangan. Dalam pengelolaannya, arsip memiliki siklus hidup yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip. Salah satu tahap penting dalam penyusutan arsip adalah penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang telah habis masa retensinya dan berketerangan permanen. Arsip tersebut tidak lagi digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi sehari-hari, tetapi memiliki nilai guna kesejarahan, nilai informasional, maupun nilai pertanggungjawaban yang tinggi sehingga perlu dilestarikan.
Sebelum diserahkan, arsip harus melalui proses penilaian dan verifikasi untuk memastikan bahwa arsip tersebut benar-benar memiliki nilai guna sekunder yang penting bagi bangsa, negara, maupun masyarakat. Setelah dinyatakan sebagai arsip statis, arsip tersebut menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan untuk dipelihara, dilestarikan, dan dimanfaatkan sebagai sumber informasi.
Penyerahan arsip statis memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa serta mendukung kegiatan penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan, dan pelestarian sejarah. Dengan adanya pengelolaan arsip statis yang baik, informasi penting yang terkandung di dalam arsip dapat tetap tersedia dan dimanfaatkan oleh generasi sekarang maupun generasi yang akan datang.