Hierarki rencana dalam organisasi biasanya terdiri dari beberapa tingkatan, yang mulai dari rencana strategis di tingkat puncak hingga rencana operasional di tingkat yang lebih rendah. Setiap tingkat memiliki fokus dan cakupan yang berbeda, dan seorang manajer akan terlibat pada bagian yang relevan dengan tingkat tanggung jawab dan peran mereka dalam organisasi.
Hierarki Rencana dalam Organisasi:
-
Rencana Strategis (Tingkat Atas)
-
Fokus: Umumnya mencakup tujuan jangka panjang dan visi perusahaan secara keseluruhan.
-
Tingkat manajer yang terlibat: Manajemen puncak (CEO, Direktur Utama, dll.)
-
Rencana Taktis (Tingkat Menengah)
-
Fokus: Merupakan rencana jangka menengah yang menghubungkan rencana strategis dengan implementasi operasional. Biasanya mencakup unit bisnis atau divisi tertentu.
-
Tingkat manajer yang terlibat: Manajer tingkat menengah (manajer divisi, manajer departemen)
-
Rencana Operasional (Tingkat Bawah)
Manajer yang Terlibat dan Peran Mereka:
1. Manajer Tingkat Menengah (Rencana Taktis)
Pada tingkat ini, manajer tingkat menengah (seperti manajer divisi, manajer departemen, atau kepala unit) adalah yang paling banyak terlibat dalam proses perencanaan. Rencana taktis menghubungkan visi jangka panjang yang ditetapkan oleh manajemen puncak dengan kegiatan sehari-hari yang lebih terstruktur.
Peran Manajer Tingkat Menengah dalam Perencanaan Taktis:
-
Penerjemahan Strategi ke dalam Taktik: Manajer tingkat menengah bertugas untuk mengubah rencana strategis yang luas menjadi rencana taktis yang lebih spesifik dan terukur untuk divisi atau unit mereka. Mereka perlu merencanakan sumber daya, waktu, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang lebih besar.
-
Koordinasi antar Divisi/Unit: Mereka memastikan bahwa rencana divisi mereka selaras dengan rencana unit lain dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Ini termasuk komunikasi yang efektif dengan manajer dari divisi lain untuk menghindari tumpang tindih atau konflik dalam pencapaian tujuan.
-
Pengelolaan dan Alokasi Sumber Daya: Manajer menilai dan mengalokasikan sumber daya yang tersedia (tenaga kerja, anggaran, fasilitas) untuk mencapai tujuan jangka menengah yang telah ditetapkan. Ini termasuk penyusunan anggaran tahunan dan pengaturan jadwal pekerjaan yang sesuai dengan prioritas perusahaan.
Contoh Konkret:
-
Manajer Pemasaran di perusahaan FMCG akan terlibat dalam merencanakan kampanye pemasaran untuk mendukung tujuan strategis perusahaan, seperti meningkatkan pangsa pasar produk. Manajer ini akan menetapkan target pasar, merencanakan kegiatan promosi, memilih saluran distribusi yang tepat, dan memperkirakan anggaran yang dibutuhkan.
-
Manajer Keuangan akan menyusun rencana anggaran tahunan berdasarkan proyeksi pendapatan dan pengeluaran, serta memastikan alokasi dana untuk berbagai divisi atau proyek yang akan mendukung rencana strategis.
2. Manajer Tingkat Pertama (Rencana Operasional)
Manajer tingkat pertama, seperti supervisor atau team leader, lebih terlibat dalam rencana operasional. Rencana ini lebih spesifik, mencakup kegiatan harian atau jangka pendek yang bertujuan untuk mencapai sasaran yang lebih besar.
Peran Manajer Tingkat Pertama dalam Perencanaan Operasional:
-
Implementasi dan Pengawasan: Manajer tingkat pertama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa rencana operasional dijalankan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Mereka mengawasi karyawan dalam tugas sehari-hari dan memastikan bahwa mereka bekerja dengan efisien untuk memenuhi target yang sudah ditetapkan.
-
Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusan Sehari-hari: Manajer tingkat pertama sering kali menjadi pihak yang pertama kali menyelesaikan masalah operasional yang muncul, seperti keterlambatan pengiriman, masalah kualitas produk, atau masalah sumber daya manusia. Mereka perlu mengambil keputusan cepat untuk memastikan operasi berjalan lancar.
Contoh Konkret:
-
Supervisor Produksi di pabrik akan merencanakan shift kerja dan mengawasi pekerjaan di lini produksi. Mereka memastikan bahwa proses produksi berjalan sesuai dengan standar dan waktu yang telah ditetapkan. Jika ada masalah dalam produksi, mereka akan mencari solusi agar produksi tetap berjalan sesuai dengan target.
-
Team Leader Layanan Pelanggan di perusahaan e-commerce akan memastikan bahwa timnya menangani keluhan dan pertanyaan pelanggan dengan efisien, serta merencanakan penanganan masalah pelanggan sesuai dengan prosedur yang ada.
Kesimpulan
-
Manajer tingkat menengah adalah yang paling banyak terlibat dalam perencanaan taktis karena mereka berperan sebagai penghubung antara strategi tingkat atas dan implementasi operasional. Mereka mengembangkan rencana yang lebih terperinci untuk mencapai tujuan jangka menengah yang mendukung visi jangka panjang organisasi.
-
Manajer tingkat pertama terlibat dalam rencana operasional yang lebih spesifik dan berfokus pada kegiatan sehari-hari. Mereka bertugas mengimplementasikan rencana dan memastikan bahwa pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
Setiap manajer memiliki peran yang krusial dalam perencanaan, baik di tingkat strategis, taktis, maupun operasional, untuk memastikan kelancaran proses menuju pencapaian tujuan organisasi.
