Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, maupun individu. Dalam pengelolaan arsip, dikenal adanya nilai guna arsip yang terbagi menjadi nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer berkaitan dengan kepentingan langsung pencipta arsip, sedangkan nilai guna sekunder berkaitan dengan manfaat arsip bagi pihak lain di luar penciptanya.
Salah satu kriteria arsip yang memiliki nilai guna sekunder adalah arsip tersebut mengandung nilai informasi atau nilai evidensial yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan penelitian, pendidikan, sejarah, maupun pembuktian di masa mendatang. Arsip dengan nilai guna sekunder biasanya tetap dipertahankan meskipun fungsi administratifnya telah berakhir.
Nilai informasional menunjukkan bahwa arsip memuat informasi penting mengenai suatu peristiwa, kebijakan, atau kondisi tertentu yang berguna bagi masyarakat. Sementara itu, nilai evidensial menunjukkan bahwa arsip dapat menjadi bukti mengenai keberadaan, fungsi, dan aktivitas suatu organisasi atau lembaga.
Contoh arsip yang memiliki nilai guna sekunder antara lain dokumen sejarah perjuangan bangsa, arsip pendirian suatu lembaga, laporan kegiatan penting, peta wilayah, foto peristiwa bersejarah, dan berbagai dokumen yang memiliki nilai penelitian. Arsip-arsip tersebut sering kali disimpan secara permanen karena memiliki manfaat jangka panjang.