Arsip memiliki berbagai nilai guna yang menentukan penting atau tidaknya arsip untuk dipelihara dalam jangka panjang. Salah satu nilai guna yang sangat penting adalah nilai guna evidensial, yaitu nilai yang menunjukkan kemampuan arsip dalam memberikan bukti mengenai keberadaan, fungsi, kewenangan, serta aktivitas suatu organisasi atau lembaga.
Sebuah arsip yang berisi dokumen asli pembentukan suatu lembaga pemerintah daerah, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, dan menjadi dasar hukum keberadaan lembaga tersebut termasuk arsip yang memiliki nilai guna evidensial. Hal ini karena dokumen tersebut berfungsi sebagai bukti autentik yang menjelaskan bagaimana lembaga tersebut didirikan dan memperoleh legitimasi hukum untuk menjalankan tugas serta fungsinya.
Dokumen pembentukan lembaga biasanya memuat informasi penting, seperti dasar hukum pendirian, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi, serta kewenangan yang dimiliki oleh lembaga tersebut. Informasi ini menjadi bukti yang sangat berharga untuk keperluan administrasi, audit, penelitian, maupun kajian sejarah pemerintahan.
Selain memiliki nilai guna evidensial, arsip tersebut juga dapat mengandung nilai informasional karena memberikan informasi mengenai perkembangan tata kelola pemerintahan pada suatu periode tertentu. Namun, fungsi utamanya tetap sebagai bukti resmi keberadaan dan pembentukan lembaga.