Dalam situasi ini, di mana ditemukan pola pembayaran ganda yang sah secara administratif namun berpotensi menunjukkan indikasi kecurangan, langkah pertama yang paling tepat adalah melakukan analisis lebih lanjut untuk memastikan apakah benar terjadi duplikasi pembayaran atau tidak. Untuk itu, auditor perlu fokus pada dokumen pendukung dan elemen-elemen yang menunjukkan apakah kedua transaksi tersebut memang merupakan pembayaran yang sah ataukah terjadi penggandaan pembayaran yang tidak sah.
Jawaban yang paling tepat adalah:
C. Membandingkan nomor kontrak dan dokumen pendukung untuk memastikan tidak ada duplikasi fiktif.
Penjelasan:
-
Membandingkan nomor kontrak dan dokumen pendukung adalah langkah yang paling langsung dan terkait langsung dengan data transaksi yang ditemukan. Auditor harus memverifikasi apakah kedua transaksi yang dilakukan pada hari yang sama benar-benar terkait dengan dua kegiatan yang sah dan terpisah atau jika itu merupakan duplikasi fiktif untuk mengalihkan dana yang tidak sah.
-
Dokumen pendukung (seperti faktur, bukti pengiriman, dan kontrak) dapat memberikan informasi yang lebih jelas mengenai apakah kedua pembayaran tersebut benar-benar merujuk pada pekerjaan atau pengiriman yang terpisah, atau jika ada kesalahan administratif yang tidak disengaja. Jika ada ketidaksesuaian dalam dokumen yang mendukung kedua transaksi, itu bisa mengindikasikan adanya kecurangan.
Mengapa pilihan lain kurang tepat:
-
A. Melakukan konfirmasi langsung kepada penyedia barang untuk memastikan jumlah pembayaran yang diterima: Meskipun mengonfirmasi dengan penyedia bisa membantu, ini mungkin bukan langkah pertama yang paling tepat karena fokus audit awal seharusnya pada analisis dokumen yang ada terlebih dahulu untuk menentukan apakah ada bukti yang mendukung adanya duplikasi atau kesalahan administratif. Jika memang ada indikasi fraud, baru konfirmasi kepada penyedia bisa dilakukan untuk memverifikasi lebih lanjut.
-
B. Menyimpulkan adanya indikasi fraud dan melaporkannya kepada APH (Aparat Penegak Hukum): Kesimpulan langsung mengenai fraud tanpa melakukan verifikasi yang mendalam terhadap dokumen dan transaksi dapat terlalu cepat dan tidak berbasis bukti yang cukup. Sebelum menyimpulkan ada fraud, auditor harus terlebih dahulu melakukan analisis dan verifikasi dokumen terkait, sehingga hasil analisis tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
-
D. Mengandalkan hasil wawancara dengan pejabat pengadaan mengenai alasan dua pembayaran tersebut: Wawancara dengan pejabat pengadaan bisa menjadi bagian dari investigasi lebih lanjut, tetapi bukan langkah pertama yang tepat. Dokumen administratif dan kontrak adalah bukti yang lebih kuat dan harus diverifikasi terlebih dahulu. Wawancara bisa digunakan untuk mendalami konteks atau penyebab tetapi bukan langkah analitis pertama.
-
E. Melakukan audit ulang seluruh pengadaan tahun sebelumnya: Melakukan audit ulang seluruh pengadaan tahun sebelumnya adalah langkah yang sangat besar dan tidak perlu pada tahap awal. Langkah pertama harus lebih terfokus pada transaksi yang mencurigakan dan verifikasi lebih mendalam terhadap pembayaran ganda yang ditemukan. Audit ulang seluruh pengadaan bisa dilakukan jika temuan lebih lanjut menunjukkan adanya pola atau risiko yang lebih luas.
Kesimpulan:
Langkah pertama yang paling tepat adalah membandingkan nomor kontrak dan dokumen pendukung untuk memastikan bahwa kedua transaksi tersebut tidak merupakan duplikasi fiktif. Ini akan membantu auditor dalam memastikan apakah ada kesalahan administratif atau indikasi kecurangan yang lebih serius. Setelah itu, langkah-langkah lebih lanjut, seperti konfirmasi dengan penyedia atau wawancara dengan pejabat terkait, dapat dilakukan jika diperlukan.
