Dalam menghadapi penurunan kepuasan publik terhadap layanan perizinan investasi dan tantangan untuk meningkatkan kinerja tanpa anggaran tambahan yang besar, strategi yang paling efektif, realistis, dan berkelanjutan adalah yang berfokus pada perbaikan bertahap, kolaborasi lintas-unit, dan pengukuran kinerja untuk memastikan bahwa perubahan yang dilakukan benar-benar membawa dampak positif.
Jawaban yang paling tepat adalah:
B. Bentuk tim lintas-unit (task force) kecil, lakukan pemetaan proses (process mapping) untuk mengidentifikasi hambatan kritis, pilotkan perbaikan di satu jenis izin yang paling banyak pengaduan, ukur hasil dengan KPI sederhana, lalu skala perbaikan berdasarkan bukti dalam 6–12 bulan.
Penjelasan:
-
Pendekatan bertahap dan berbasis bukti: Dengan membentuk tim lintas-unit kecil dan melakukan pemetaan proses (process mapping), Anda dapat mengidentifikasi hambatan atau masalah kritis yang menghambat efisiensi proses perizinan. Pemetaan ini sangat penting untuk menemukan akar masalah, sehingga solusi yang diterapkan lebih tepat sasaran.
-
Pilot project: Mencoba perbaikan pada satu jenis izin yang paling banyak pengaduannya adalah langkah yang sangat strategis karena memungkinkan Anda untuk menguji perbaikan pada skala yang lebih kecil dan terkendali. Dengan menguji solusi secara terbatas, Anda bisa mengukur dampaknya sebelum menerapkannya di seluruh proses.
-
Pengukuran kinerja dengan KPI sederhana: Menggunakan Key Performance Indicators (KPI) untuk mengukur kemajuan dan hasil dari reformasi tersebut adalah langkah yang sangat penting agar Anda bisa memastikan apakah perbaikan yang dilakukan efektif atau tidak. KPI yang sederhana dan jelas akan memudahkan tim untuk fokus pada hal-hal yang benar-benar penting dan memberikan dampak langsung.
-
Skalabilitas perbaikan: Setelah perbaikan berhasil dilakukan pada satu jenis izin, Anda bisa mengskalakan perbaikan ke jenis izin lainnya berdasarkan bukti yang sudah didapat. Ini akan memastikan bahwa perubahan yang dilakukan didasarkan pada data dan tidak hanya spekulasi.
Mengapa pilihan lain kurang tepat:
-
A. Susun SOP baru tunggal yang mengatur seluruh proses perizinan; lakukan sosialisasi intensif; terapkan sanksi administratif bagi petugas yang melanggar; jalankan evaluasi triwulan.
Kelemahan: Meskipun menyusun SOP baru bisa meningkatkan standar operasional, penerapan satu SOP tunggal untuk seluruh proses perizinan tanpa analisis mendalam dapat mengabaikan perbedaan spesifik dalam setiap jenis perizinan. Sanksi administratif juga dapat menciptakan suasana kerja yang lebih menekan dan kurang kolaboratif, yang bisa mengurangi moral dan keterlibatan tim. Ini tidak akan menyelesaikan masalah koordinasi antar-unit yang lebih mendasar.
-
C. Terapkan sistem antrean online dan janji layanan (service charter) untuk seluruh jenis perizinan; umumkan target publik; alokasikan petugas tambahan dari unit lain sementara untuk menekan antrean.
Kelemahan: Meskipun sistem antrean online dan service charter bisa memperbaiki transparansi, ini hanya mengatasi sebagian dari masalah, yaitu masalah fisik antrean. Namun, masalah koordinasi antar-unit dan proses lambat yang lebih mendalam tidak akan terpecahkan hanya dengan sistem antrean. Alokasi petugas tambahan sementara juga bisa menyebabkan beban kerja tidak merata dan tidak menyelesaikan akar masalah yang lebih struktural.
-
D. Lakukan audit eksternal terhadap seluruh proses perizinan; biarkan audit mengeluarkan rekomendasi; implementasikan semua rekomendasi yang disarankan auditor dalam 3 bulan untuk menunjukkan komitmen kuat.
Kelemahan: Meskipun audit eksternal bisa memberikan rekomendasi yang berharga, mengimplementasikan semua rekomendasi auditor dalam waktu 3 bulan mungkin tidak realistis tanpa evaluasi lebih lanjut tentang efektivitas setiap rekomendasi. Selain itu, audit eksternal hanya memberikan gambaran umum dan bukan solusi langsung untuk masalah koordinasi antar-unit dan proses lambat yang sangat perlu perhatian dalam konteks ini.
-
E. Alihkan proses perizinan ke satu unit terpusat (one-stop service) dalam waktu 2 bulan; ganti kepala-kepala seksi yang dianggap tidak kompeten; umumkan perubahan untuk membangun kepercayaan publik.
Kelemahan: Alihkan proses perizinan ke satu unit terpusat mungkin terdengar bagus untuk efisiensi, namun dalam waktu singkat seperti 2 bulan, ini tidak realistis tanpa perubahan struktur organisasi yang besar. Selain itu, mengganti kepala seksi bisa menambah ketegangan dalam organisasi dan tidak menyelesaikan masalah koordinasi yang lebih mendalam. Kepercayaan publik tidak akan dibangun hanya dengan pengumuman perubahan, terutama jika tidak ada solusi yang nyata dan berkelanjutan.
Kesimpulan:
Pilihan B adalah yang paling tepat karena pendekatan ini berfokus pada perbaikan bertahap dan berbasis data. Dengan tim lintas-unit, pemetaan proses, dan pengujian perbaikan pada skala yang lebih kecil dan terkendali, reformasi yang dilakukan akan lebih efektif dan berkelanjutan tanpa memerlukan anggaran besar. Pendekatan ini juga memungkinkan untuk mengukur hasil yang konkret, sehingga perbaikan bisa disesuaikan dan diperluas dengan lebih efisien.
